Propuesta de Reingeniería del Sistema de Evaluación de Personal

El Sistema de Evaluación de Personal es el encargado de manejar el registro y gestión de la evaluación de desempeño del personal que labora en FUNDACITE Mérida.

Planteamiento de la necesidad.

En FUNDACITE-Mérida actualmente se utiliza el sistema de Evaluación de Personal, donde se realiza la creación de una evaluación en un período específico, el ingreso de los objetivos de desempeño individual que cada funcionario tiene establecido y las competencias dependiendo del tipo de actividades desempeñadas por el personal; para luego ser evaluados por su supervisor inmediato en la fecha prevista.

En la actualidad la institución cuenta con una plataforma de servidores actualizados, donde se han realizado las migraciones de las aplicaciones y servicios. El sistema de Evaluación de Personal no se ha podido migrar por estar basado en versiones de software no compatible con los sistemas operativos de estos servidores, por esta razón sigue funcionando en un servidor cuya plataforma tanto de hardware como de software se encuentran en estado crítico, lo que podría provocar fallas de funcionamiento y traer como consecuencia que no se pueda hacer uso de la aplicación.

Tomando en cuenta los aspectos anteriormente mencionados, se propone realizar una evaluación del sistema de Evaluación de Personal actualmente en uso, así como también del entorno de funcionamiento de la aplicación.

Instrumento Diagnóstico.

Sistema de Evaluación

Justificación.

Luego de realizar el análisis en el instrumento diagnóstico de la aplicación, se encontró que existe la necesidad de realizar la reingeniería del sistema, permitiendo de esta manera la implementación de una herramienta de trabajo que responda con las necesidades de la institución en cuanto a la gestión de las evaluaciones de desempeño del personal que labora en ella.

Objetivos.

Objetivo general.

• Implementar una aplicación para la gestión de las evaluaciones de desempeño del personal de FUNDACITE- Mérida

Objetivos específicos.

• Evaluar el sistema actual para observar sus fortalezas, debilidades.
• Realizar el levantamiento de nuevos requerimientos.
• Elaborar el diseño de datos y aplicación para el Sistema de Evaluación de Personal.
• Elaborar los módulos requeridos para la aplicación
• Realizar las pruebas necesarias para verificar el correcto funcionamiento de la aplicación.

Alcance y limitaciones.

El sistema contará con los siguientes modulos:

• Ingreso de items a Evaluar.
• Ingreso de nueva evaluación.
• Asignación del personal a los evaluadores.
• Asignación de item a evaluar por trabajador.
• Pre-evaluación de trabajadores por parte de los evaluadores(supervisor inmediato).
• Evaluación de trabajadores por parte de los evaluadores(supervisor inmediato).
• Reportes que contendran las planillas de la evaluación.

La ejecución de este proyecto se podría ver afectada en términos de tiempo, debido a otras actividades y desarrollos que se estén realizando en la Unidad de Sistemas.

Comunidades y/o personas beneficiadas.

El personal de FUNDACITE Mérida.

Líder de proyecto y equipo de desarrollo.

Equipo de desarrollo de la Unidad de Sistemas de FUNDACITE Mérida.

Requisitos del sistema.

Analisis de Procesos.

• El personal de la Oficina de Talento Humano hace entrega del cronograma de aplicación del instrumento de Evaluación de desempeño.
• El personal que figura como jefe inmediato debe entregar a la Oficina de Talento Humano la planilla de los Objetivos de Desempeño Individual(ODI) , elaborados con cada uno de los trabajadores que estan bajo su cargo.
• El personal de la Oficina de Talento Humano crea una nueva evaluación en el sistema de Evaluación de Personal con la siguiente estructura: período específico en el cual se va a evaluar al personal, un peso o puntaje total de la evaluación, máximo y mínimo en puntos que puede tener cada ítem(ODIs o competencias) asignado al personal.
• El personal de la Oficina de Talento Humano realiza la revisión de cada uno de los objetivos contenidos en la planilla para su aprobación.
• Luego se realiza la asignación del evaluador con cada uno de los trabajadores a su cargo, se ingresan los datos de la planilla de ODIs con el peso correspondientes para cada caso, y de manera automática el sistema realiza la asignación de las competencias y peso correspondientes de cada una de ellas, al trabajador dependiendo del nivel o categoría en que se encuentra dentro de la estructura organizativa de la institución.
• Al finalizar el proceso anterior para cada evaluado, se realiza el cierre de la evaluación en sistema.
• En la fecha planificada se realiza la pre-evaluación, la cual es una revisión por parte del supervisor inmediato con el trabajador del cumplimiento de las actividades y tareas asignadas para alcanzar los logros establecidos en los objetivos de desempeño individual. En este proceso se llevan a cabo las modificaciones necesarias, si fuese el caso de realizar ajuste de los ODI antes formulados.(En este caso la oficina de Talento Humano puede abrir nuevamente la evaluación para realizar las modificaciones necesarias).
• Se imprime planilla de pre-evaluación y se realiza la firma de conformidad por parte del supervisor y del trabajador.
• En el periodo planificado los supervisores inmediatos realizan la evaluación de desempeño a cada uno de los trabajores que están bajo su cargo.
• Se imprime la planilla, se realiza la revisión por parte de Presidencia.
• Se realiza la reunión entre el supervisor y el trabajador para notificar el resultado de la evaluación y firma de conformidad o no del trabajador.
• En caso de presentarse apelación por parte del trabajador, luego del análisis realizado por la Comisión Evaluadora de apelación, si procede algún ajuste la Oficina de Talento realizará la modificación en sistema.

Requisitos Funcionales.

• Permite el acceso de personal con el usuarios de Intranet.
• El personal de la Oficina de Talento Humano podra crear una nueva evaluación con los datos necesarios.
• El personal de la Oficina de Talento Humano realiza el registro de los ODIs de cada trabajador.
• El personal de la Oficina de Talento Humano le asignará al evaluador cada trabajador a su cargo.
• Al personal de Talento Humano se les permitirá modificar los ODIs, en la fase de pre-evaluación o mientras no se haya comenzado el proceso de evaluación.
• El sistema asignará de forma automática las competencias por el nivel que posea el trabajador dentro de la estructura organizativa.
• Emisión de reportes de la pre-evaluación y de la evaluación final.

Requisitos no funcionales.

• No permite acceso al sistema si no es usuario del sistema.
• Debe ser actualizable sin perdida de datos.
• Debe estar operativo y disponible 24 Horas al día.
• El sistema debe ser eficiente y de fácil manejo.

Plan de trabajo.

Requerimientos y costos.

Material de oficina, mobiliario, otros