Aplicación del instrumento diagnóstico para el Sistema Evaluación de Personal

Nombre del sistema heredado

Sistema de Evaluación de Personal

Objetivo General

Gestionar la evaluación de desempeño del personal de FUNDACITE Mérida.

Funcionalidades del Sistema

Requerimientos funcionales

• Permite la creación de la estructura de la evaluación de personal, estableciendo un período específico, un peso total o puntaje total de la evaluación, máximo y mínimo en puntos que se le pueden asignar por ítem evaluado.
• Permite registrar, modificar y eliminar categorías, en el sistema sólo se maneja las competencias y los objetivos individuales como categorías.
• Permite el registro, modificación y eliminación de preguntas, las cuales están vinculadas a las categorías(las preguntas serań el registro de los objetivos individuales o las competencias a evaluar por cada empleado).
• Permite la asignación del personal a cada uno de los evaluadores, como también la eliminación de esa asignación.
• Permite agregar o eliminar la asignación de objetivos individuales a cada persona.
• Permite la asignación de peso en puntos que debe poseer cada objetivo individual.
• Proporciona de manera automática la asignación de las competencias y peso correspondientes de cada una de ellas, al trabajador dependiendo del nivel o categoría en que se encuentra dentro de la estructura organizativa de la institución.
• Proporciona la asignación y modificación del porcentaje de evaluación que tendrá el evaluador sobre el puntaje del evaluado.
• Proporciona una verificación o revisión automática de los elementos de la evaluación antes de ser cerrada, como por ejemplo que el porcentaje de evaluación de cada empleado este en el 100%.
• Permite abrir la evaluación para ser modificada en su estructura, siempre que los evaluadores no hayan comenzado con el proceso de evaluación.
• Proporciona un listado a cada evaluador del personal que le fue asignado para la evaluación.
• Permite realizar la evaluación colocando un rango del 1 al 5 , dependiendo de la apreación en cada uno de los objetivos individuales y competencias asignados al evaluado.
• Permite colocar una observación de su evaluación.
• Permite la impresión de la planilla de evaluación del personal por parte del evaluador.
• Permite habilitar la modificación de una evaluación al personal de la Oficina de Talento Humano.
• Proporciona consultas de la distribucción de evaluados - evaluadores en procesos anteriores.
• Porpociona consultas de las evaluaciones en procesos anteriores.

Requerimientos no funcionales.

• Permite el ingreso al sistema por medio de usuario y contraseña, a personal autorizado.
• Acceso vía web.
• El sistema funciona 24 horas al día.

Desarrolladores del Sistema

Personal de Fundacite-Mérida.

Fecha de realización

Año 2004.

Descripción del sistema.

El Sistema de Evaluación de Personal es el encargado de gestionar las evaluaciones de desempeño del personal que labora en FUNDACITE Mérida.

El sistema permite la creación de una nueva evaluación en un período específico, el ingreso de los objetivos de desempeño individual que cada funcionario tiene establecido y las competencias dependiendo del tipo de actividades desempeñadas por el personal; toda esta fase es llevada a cabo por el personal de Talento Humano.

Luego el personal que actúa como evaluador procede a realizar la evaluación en línea del personal a su cargo en la fecha prevista, colocando su apreciación que estará contemplada en un rango del 1 al 5, puntaje que se multiplicará por el peso de cada ítem(competencias y objetivos individuales) lo que arrojará un valor total que correponde a la nota de la evaluación. El sistema genera un planilla con todo el detalle de la evaluación.

El personal de Talento Humano puede habilitar la modificación de las evaluaciones, si es solicitada por el evaluador.

El sistema además posee el histórico de las evaluaciones realizadas, con el inconveniente de que pierde la data del perfil tanto del evaluador como del evaluado debido a que esta información es obtenida de otro sistema que actualiza el perfil cuando es necesario.

Inventario actual del sistema.

Documentación del sistema.

El sistema posee documentación en su código fuente, lo que permite rápidamente conocer el uso de cada función o rutina que contienen los archivos.

Fuentes del sistema.

Las fuentes del sistema se encuentran en el servidor de Intranet.

Manuales del sistema.

El sistema posee manual de usuarios y manual de sistemas en línea, estos manuales deben ser actualizados.

Pruebas.

No existe versión de pruebas, puesto que el servidor en el que se realizaban las pruebas fue inhabilitado por seguridad. Además el servidor de pruebas actual posee una versión del sistema operativo no compatible con el software en el que esta realizado el sistema.

Scripts de Base de Datos del sistema.

Si posee scripts.

Cambios importantes efectuados con fechas y tiempos.

• En la creación de la evaluación se añadieron las funcionalidades de puntaje total, valor máximo y valor mínimo de los ítems a evaluar.
• Se agregaron los estados del proceso, abierta, cerrada y en proceso; con esta nueva funcionalidad se controla que la evaluación no pueda ser modificada una vez comenzado el proceso.
• Se crea el módulo para registrar, modificar y eliminar tanto categorías como preguntas clasificadas en cada categoría.
• Se agrego una nueva interfaz para la asignación de los objetivos individuales a cada uno de los trabajadores y la asignación del peso correspondiente para cada objetivo.

Estos cambios se realizaron desde agosto 2008 hasta octubre 2008.

Bitácora de errores.

No existe.

Tiempo estimado de vida a partir de hoy.

El sistema puede subsistir mientras no se actualice el sistema operativo, lo cual es contraproducente porque la versión en la que se encuentra ya no tiene soporte.

Problemática Actual.

Actualmente el sistema está funcionando en el sistema operativo Debian Linux Lenny 5.0, el cual no es la versión estable más reciente.

Para el funcionamiento del sistema es necesario activar las variables globales en la configuración base de php. Esto trae como consecuencia, vulnerabilidad al momento de recibir las variables. Si se desactivaran las variables, el sistema no funcionaría.

En cuanto a la base de datos, las tablas que contiene la información del sistema no cuenta con integridad en los datos, ya que no manejan relaciones establecidas.

El sistema no posee las siguientes funcionalidades

• Módulo para la pre-evaluación del personal
• Permitir que se guarde un histórico completo del perfil tanto del evaluador como del evaluado en el momento de realizarse la evaluación

El sistema presenta a nivel técnico los siguientes problemas:

Las tablas de la base de datos no cuenta con integridad en los datos, porque no maneja relaciones establecidas.

Para el funcionamiento del sistema es necesario activar las variables globales en la configuración base de php, lo que trae problemas de seguridad.

Conclusión de la Evaluación de la aplicación.

Al finalizar la evaluación de la aplicación, se concluye que el sistema no cubre totalmente las necesidades de los usuarios y no cumple con los aspectos técnicos esenciales para un buen desempeño, por esta razón se recomienda la reingeniería.

Evaluación del entorno.

Actualmente el sistema esta funcionando en el sistema operativo Debian Linux Lenny 5.0, cuya fecha de lanzamiento fue el 14 de febrero de 2009, actualmente no es la versión estable, por esta razón no tiene soporte.

El hardware donde actualmente funciona la aplicación tiene más de 8 años, lo cual hace difícil conseguir piezas de reemplazo y de repotenciación, esto es importante tomarlo en cuenta debido a que el equipo en cualquier momento puede presentar fallas.

Conclusión de la evaluación del entorno.

Evaluando el entorno se pudo detectar varios problemas descritos anteriormente, por esta razón se llegó a la conclusión que para el buen funcionamiento de la aplicación se necesita cambiar el sistema operativo por una versión estable y cambiar el hardware para contar con las especificaciones que permita la estabilidad de la aplicación.