Sistema de Ingreso de Planificación Presupuestaria de FUNDACITE Mérida

Este sistema será una herramienta de apoyo para la Unidad de Presupuesto, ya que permitirá el ingreso calendarizado y estandarizado por parte de cada unidad o dependencia responsable, de las necesidades presupuestarias en forma de productos y servicios de cada acción específica correspondiente del Plan Operativo Anual. Estos productos y servicios a su vez tendrán vinculación con el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), proporcionando integridad en el manejo de información, en la elaboración de consolidados y en la emisión de reportes para la toma de decisiones.

Planteamiento de la necesidad.

Actualmente la Unidad de Presupuesto solicita de forma periódica y a través de un formato en hoja de calculo, los requerimientos de productos y servicios para dar cumplimiento a las actividades de las acciones especificas del plan institucional. Este formato se entrega por separado a cada unidad ejecutora, sin indicaciones de uso o llenado de dicha información, tampoco se indican las vinculaciones de cada requerimiento con el clasificador presupuestario, lo que ocasiona un registro poco uniforme de información y disparidad en el uso del mismo que se ve fuertemente reflejada al momento de consolidar la información, ocasionando ambigüedades y posibles fallos de interpretación por parte del personal de presupuesto.

Justificación.

Dada la importancia que tiene la planificación presupuestaria para la gestión institucional, se hace necesario contar con una herramienta que permita tener de forma adecuada y sistematizada los proyectos, acciones y actividades institucionales acompañado de los recursos necesarios para su cumplimiento de forma que se pueda visualizar, cuantificar y evaluar las necesidades presupuestarias para llevar a cabo las metas institucionales y la entrega de información a dependencias solicitantes en cumplimiento de la ley.

Objetivos.

Objetivo general.

• Elaborar un Sistema para el Ingreso de Planificación Presupuestaria segun las Acciones del Plan Operativo Anual.

Objetivos específicos.

• Realizar el levantamiento de información para identificar las necesidades en el proceso de ingreso y consolidación de requerimientos.
• Elaborar el modelo de datos y el diseño de aplicación para el Sistema de Ingreso de Planificación Presupuestaria.
• Elaborar los modulos para el ingreso, consulta y modificación de requerimientos por Acción Específica.
• Elaborar el modulo para emisión de reportes consolidados y/o especificos requeridos por la Oficina de Presupuesto.
• Realizar las pruebas necesarias para verificar el correcto funcionamiento de la aplicación.

Alcance y limitaciones.

Alcance.

El sistema contará con los siguientes modulos:

• Ingreso de actividades y requerimiento de ejecución en calendario semanal según la Accion Específica.
• Vinculación de los productos o servicios ingresados como requerimiento al Clasificador Presupuestario de la ONAPRE.
• Apertura o cierre del sistema para el ingreso de información segun fechas.
• Consulta y modificacion de información segun roles de usuario.
• Historico de operaciones en el sistema, para registro de ingresos, modificaciones o eliminaciones.
• Emisión de reportes consolidados y específicos.
• Ingreso de costos e iva para productos y servicios requeridos por parte de Unidad de Compras.

Limitaciones.

Comunidades y/o personas beneficiadas.

El personal de FUNDACITE Mérida (fijo, contratado).

Líder de proyecto y equipo de desarrollo.

Equipo de desarrollo.

El equipo esta conformado por las Analistas de Sistemas: Ana Sayago y Elena Labrador de la Unidad de Sistemas e Informática.

Requisitos del sistema.

Analisis de Procesos.

• El Analista de la Unidad de Presupuesto/Planificación crea un proceso de ingreso de requerimientos del planificación anual, con los siguientes datos: periodo, proyectos, acciones, fecha de inicio y fin del proceso de registro. También actualiza de ser necesario el clasificador presupuestario de recursos/egresos.
• Una vez abierto el proceso de ingreso, las dependencias/unidades a través de los responsables de cada proyecto, crea una solicitud de requerimiento, las actividades inherentes a su acción especifica acompañado del producto o servicio necesario para ejecutar cada actividad en la semana correspondiente para el periodo de un año. Al culminar el ingreso, la solicitud debe quedar en el estado finalizada.
• Cuando una solicitud de requerimiento este finalizada el Analista de Presupuesto/Planificación podrá verificar y realizar los ajustes y correcciones necesarias sobre la misma. Al final de este proceso la solicitud estará verificada
• Los productos/servicios de las solicitudes verificadas deben ser actualizados por el analista de compras con la inclusión de precios e impuestos correspondientes. En este momento la solicitud de requerimientos estará actualizada.
• Una vez actualizada, el Analista de Presupuesto/Planificación revisa la información contenida en la solicitud y de encontrarse correcta la solicitud queda validada.
• El Analista de Planificación y Presupuesto durante todo el periodo de uso del sistema, podrá realiza las consultas y emitir los reportes necesarios.
• El Analista de Compras podrá consultar la información de planificación como apoyo a la realización del plan de compras.
• Los responsables de proyecto/acción específica podrán actualizar la información mientras la solicitud no este finalizada.
• La Oficina Planificación/Presupuesto podrá pasar la solicitud de finalizada a creada, si así lo considera, de requerirse alguna modificación por parte de los responsables de cada proyecto.
• La Oficina Planificación/Presupuesto podrá pasar la solicitud de actualizada a verificada, si así lo considera, de requerirse alguna modificación por parte de la Unidad de Compras.

Modelo de Datos.

• job_449-untitled_document.pdf

Requisitos Funcionales.

• La Unidad de Planificación y Presupuesto podra crear un nuevo periodo de ingreso de requerimientos, junto a los datos necesarios del plan operativo anual.
• Se podrá dar apertura/cierre del sistema de ingreso para la unidades responsables.
• Se permitira el ingreso, actualización y consulta de requerimiento de productos y servicios por acción específica.
• Por cada producto/servicio ingresado estará disponible el clasificador de recursos/egresos para su respectiva clasificación.
• Los productos/servicios ingresados podran ser actualizados en su precio unitario e impuesto por la Unidad de Compras.
• La solicitud de requerimiento podrá cambiar de estado, dependiendo del proceso en el que se encuentre. O cambiar de estado si así lo considera la Unidad de Planificación y Presupuesto.
• Se podra emitir reportes consolidados por accion especifica o rubro.

Requisitos No funcionales.

• Manejará roles y claves cifradas para el acceso seguro a cada funcionalidad.
• Debe ser recuperable en caso de fallo.
• El acceso al sistema será via Web sin instalaciones adicionales.
• El sistema debe ser intuitivo y fácil de aprender por los usuarios, su manejo debe ser eficiente.
• Debe ser facilmente actualizable por cualquier analista sin perdida de datos.

Plan de trabajo.

Requerimientos y costos.